Chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Những quy định doanh nghiệp nhất định phải biết khi chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì? Doanh nghiệp hãy theo dõi các thông tin hướng dẫn trong bài viết dưới đây.

Chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

1. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Căn cứ vào Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, quy định về chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

• Hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp được phép chuyển đổi thành chứng từ giấy sau khi ký điện tử bằng chữ ký số hóa đơn điện tử.
• Việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy phải đảm bảo nội dung trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc và chứng từ giấy sau khi thực hiện chuyển đổi.

Việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán, không có hiệu lực để thanh toán, giao dịch, trừ một số trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có thể kết nối dữ liệu với hệ thống của Cơ quan Thuế.

Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy Kế toán cần nắm được.

2. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/11/2011, nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử bao gồm:

• Người bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa và chỉ được thực hiện duy nhất một lần.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần tuân thủ các điều kiện quy định tại Khoản 2, 3 và 4 của Điều 12 này.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần phải có chữ ký người đại diện pháp luật và dấu của bên bán.

3. Chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Căn cứ vào Khoản 2, Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều kiện của hóa đơn điện tử chuyển đổi bao gồm:

• Phản ánh đầy đủ, toàn vẹn nội dung so với hóa đơn điện tử gốc.
• Có ký hiệu riêng để xác nhận là chứng từ đã thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gốc.
• Có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

Hóa đơn chuyển đổi cần có ký hiệu riêng và chữ ký của người chuyển đổi.

Như vậy, điều kiện để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là cần phải có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi. Mặc khác, theo Khoản 3, Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, một trong các điều kiện quan trọng để hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có tính pháp lý là cần có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ.

Vì vậy, từ những quy định này, Kế toán cần lưu ý: Bắt buộc cần có chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử chuyển đổi..

4. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhiều trang

Căn cứ vào Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 19, Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, nếu khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thể hiện nhiều hơn một trang thì cần lưu ý trên phần đầu của các trang sau:

• Cùng tên, địa chỉ và mã số Thuế của người bán, người mua (nếu có).
• Cùng mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.
• Các trang sau cần ghi chú: “Tiep theo trang truoc - trang X/Y”. Trong đó X là số thứ tự của trang và Y là tổng số trang của hóa đơn chuyển đổi.

5. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice - Đơn giản, thuận tiện, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn, giúp Kế toán dễ dàng thực hiện các công việc về lập, xuất, phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn theo quy định.

E-invoice góp phần giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán như: Chậm thanh toán, công nợ tồn đọng nhờ tính năng quản lý, theo dõi hóa đơn mọi lúc, mọi nơi trên website, mobile, PC. Nhờ kiểm soát được tình trạng hóa đơn, các nghiệp vụ như lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cũng được đơn giản hóa.

Dễ dàng quản lý hóa đơn điện tử trên mobile.

Với 18 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp, THAISONSOFT nhận được sự tin tưởng của nhiều thương hiệu lớn tại Việt Nam như: Coca Cola, KFC, CGV, Golden Gate,... Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được thiết kế đơn giản, dễ dàng sử dụng có thể hỗ trợ tốt cho công việc của Kế toán và hoạt động của doanh nghiệp phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.

Trên đây là các thông tin giải đáp thắc mắc “Chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?”. Theo quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử thì chữ ký người chuyển đổi là bắt buộc. Doanh nghiệp cần lưu ý để thực hiện đúng quy định, nếu cần tư vấn thêm, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ hotline 24/7: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.