Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, kế toán cần lưu ý điều gì?

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều trường hợp kế toán cần phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Vậy khi nào kế toán cần thực hiện chuyển đổi, các nguyên tắc và điều kiện, quy định cần tuân thủ như thế nào? Các thông tin sẽ được chia sẻ trong bài viết dưới đây.

Những lưu ý khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Những điều Kế toán cần biết về chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

1. Chuyển đổi hóa đơn điện tử để làm gì?

Mặc dù khi áp dụng hóa đơn điện tử, các giao dịch, nghiệp vụ được thực hiện trên phần mềm, dữ liệu đã được lưu trữ trực tuyến. Tuy nhiên, một số trường hợp người bán vẫn cần phải chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ một số công việc.

Các trường hợp có thể kể đến như sau:

Chuyển đổi sang hóa đơn giấy để làm giấy tờ lưu thông, giấy đi đường cho hàng hóa hữu hình. Đặc biệt là những loại hàng hóa vận chuyển đường dài, trước đây cần kèm theo hóa đơn đỏ thì khi sử dụng hóa đơn điện tử, bên bán cần thực hiện chuyển đổi để đính kèm với hàng hóa.
Chuyển đổi để lưu trữ dữ liệu: Mặc dù các thông tin, dữ liệu về hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống trực tuyến. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên có phương pháp lưu trữ dự phòng để đề phòng các trường hợp bị rủi ro về hệ thống mạng, bị virus,... bằng cách chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để lưu trữ.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho các công việc nội bộ, ví dụ như kẹp chứng từ, làm đề nghị thanh toán,...

Trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn

Một số trường hợp phổ biến kế toán cần chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2. Những điều Kế toán cần lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Mặc dù mục đích thực hiện chuyển đổi có thể khác nhau, nhưng Kế toán vẫn phải tuân theo các quy định, hướng dẫn tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, đặc biệt là phần nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi.

2.1. Nguyên tắc thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Căn cứ vào Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông thì có thể thực hiện chuyển đổi. Việc này chỉ được thực hiện duy nhất một lần và phải đóng dấu, chữ ký của người đại diện pháp luật cho bên bán.

Có cần đóng dấu và chữ ký người bán trên hóa đơn chuyển đổi không

Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần đóng dấu và có chữ ký người bán.

Cả người mua và người bán có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ theo quy định của Luật Kế toán. Tuy nhiên, việc chuyển đổi cần tuân thủ các quy định tại Khoản 2,3,4 của Điều 12 trong Thông tư 32/2011/TT-BTC.

2.2. Điều kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần đáp ứng các điều kiện sau:

Phản ảnh đầy đủ, toàn vẹn nội dung của bản gốc hóa đơn điện tử.

Hóa đơn chuyển đổi cần đảm bảo tính toàn vẹn về thông tin

Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần phản ánh tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử gốc.

Trên hóa đơn điện tử đã chuyển đổi cần có ký hiệu thể hiện việc đã thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, ghi chú rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần có đầy đủ chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần đảm bảo các giá trị pháp lý theo yêu cầu tại Nghị định 32/2011/TT-BTC.

3. E-invoice - Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử thuận tiện cho doanh nghiệp

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là một sản phẩm của THAISONSOFT - Đơn vị có 18 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp. E-invoice là sự lựa chọn của nhiều thương hiệu lớn tại Việt Nam như: Coca Cola, KFC, AEON MALL,...

Ngoài cung cấp những nghiệp vụ cơ bản, E-invoice sở hữu nhiều tính năng ưu việt, hỗ trợ tốt cho công việc của Kế toán. Nhờ vậy, Kế toán dễ dàng tạo lập, phát hành và thực hiện tất cả các nghiệp vụ về hóa đơn.

Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice

Hóa đơn điện tử E-invoice - Giải pháp được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn.

Ngoài ra, E-invoice được ứng dụng công nghệ Blockchain tối đa bảo mật dữ liệu. Do vậy, doanh nghiệp có thể yên tâm khi đưa dữ liệu về hóa đơn lên hệ thống.

Sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT, doanh nghiệp sẽ được đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ và giải đáp tận tình mọi vướng mắc phát sinh. Với hệ thống trung tâm hỗ trợ khách hàng có đội ngũ trực 24/7, các vấn đề của doanh nghiệp sẽ được xử lý nhanh chóng, kịp thời.

Trên đây là những thông tin quan trọng mà Kế toán nên biết về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Kế toán cần lưu ý những nguyên tắc và điều kiện thực hiện chuyển đổi, tuân theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN