HOTLINE: 1900 4767
Nếu bạn đang thắc mắc có mấy cách gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng của doanh nghiệp thì đừng bỏ qua bài biết này để cập nhật cho mình lời giải đáp chính xác nhất.
Có mấy cách gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng của doanh nghiệp?
Theo Thông tư số 68/2019/TT-BTC ban hành mới đây nhất của Bộ Tài chính thì từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn tất đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Theo đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020 là bắt buộc và cách thức gửi email hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp khách hàng cũng là nghiệp vụ không thể không biết của các kế toán.
Nếu bạn đang phân vân cách gửi email hóa đơn điện tử là gì thì có thể hiểu vấn đề như sau: Cách gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng chỉ đơn giản là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến cho người mua hàng hóa, dịch vụ.
Có 02 cách gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng.
Hiện nay, theo Khoản 2, Điều 8, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định có 2 cách cách gửi email hóa đơn điện tử mà các đơn vị kinh doanh có thể áp dụng:
Cách gửi email hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng là cách mà bên bán hàng hóa, dịch vụ sẽ tiến hành gửi email hóa đơn điện tử trực tiếp đến cho bên mua ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình sử dụng.
Cách gửi email hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng.
Cụ thể, cách gửi email hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng sẽ được bên mua tiến hành như sau:
- Lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà bên bán đang sử dụng.
- Ký số/ký điện tử lên hóa đơn
- Truyền trực tiếp đến cho hệ thống của bên mua hàng hóa, dịch vụ theo đúng như cách thức truyền nhận mà cả 2 bên đã thỏa thuận trước đó.
Lưu ý rằng, với trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và phải truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
Cách gửi email hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian cho khách hàng là cách mà bên bán sẽ truy cập hệ thống của tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử để tạo lập hóa đơn rồi gửi dữ liệu cho bên mua ngay trên hệ thống đó.
Cách gửi email hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian cho khách hàng.
Cụ thể, cách gửi email hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian cho khách hàng sẽ được bên mua tiến hành như sau:
- Bên bán hàng hóa, dịch vụ sẽ truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để có thể khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Hoặc bên bán cũng có thể đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của mình vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
- Bên bán tiến hành ký số lên hóa đơn điện tử nếu trường hợp hóa đơn được lập bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
- Bên bán gửi cho bên mua email hóa đơn điện tử thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Lưu ý rằng, nếu trường hợp bên mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của bên bán thì bên mua sẽ phải thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được rồi gửi lại cho bên bán hóa đơn điện tử đã có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua chính hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Thực tế, cách gửi email hóa đơn điện tử dù là gửi trực tiếp hay thông qua tổ chức trung gian thì đều là phương thức rất tiện lợi, giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 90% thời gian cũng như chi phí.
Ngoài ra, theo đúng như quy định thì khi lựa chọn 1 trong 2 cách gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng ở trên, bên bán sẽ phải có trách nhiệm thông báo cho bên mua về định dạng hóa đơn điện tử cùng cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử theo đúng thỏa thuận của 2 bên.
Trên đây, bài viết giúp bạn giải đáp thắc mắc có mấy cách gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng doanh nghiệp.
Mọi thắc mắc về cách gửi email hóa đơn điện tử hay hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
