Với sự tăng lên hàng ngày của nhiều tập văn bản, hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp sẽ phải đầu tư thêm nhiều cơ sở, phòng ban để lưu trữ và bảo quản. Điều này không những làm tăng chi phí mà còn làm cho việc quản lý văn bản hay tìm lại hồ sơ tài liệu khó khăn hơn. Chính vì vậy, tại các doanh nghiệp hiện nay luôn tìm đến một giải pháp văn phòng mới đó là văn phòng điện tử Cloudoffice với hệ thống phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp, hiện đại.

Cloudoffice - giải pháp tối ưu trong công tác quản lý văn bản đi đến của doanh nghiệp

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến Cloudoffice

Quản lý, xử lý và lưu trữ văn bản đến hiệu quả

Khi có một văn bản/công văn/giấy tờ được gửi đến công ty, bộ phận văn thư sẽ tiếp nhận, phân loại và chuyển đến người tiếp nhận. Vấn đề tưởng chừng đơn giản nhưng lại gặp rất nhiều khó khăn khi văn thư không biết được liệu người tiếp nhận đang ở đâu, đang bận hay đang họp, khi nào họ có thể tiếp nhận văn bản,… Nếu không nắm rõ được điều này, bộ phận văn thư sẽ mất rất nhiều thời gian để chạy đi chạy lại.

Với phần mềm quản lý công văn giấy tờ Cloudoffice, văn thư chỉ cần scan tài liệu lên hệ thống và gửi vào tài khoản của người tiếp nhận. Khi người nhận mở tài khoản của mình, họ sẽ nhận được thông báo có văn bản đến cần xử lý. Bên cạnh đó, văn thư còn có thể theo dõi được liệu người nhận đã xem và xử lý văn bản chưa. Do đó, văn thư không phải chạy đi chạy lại mà vẫn có thể bao quát được toàn bộ các bước xử lý và gửi lời nhắn nhắc xử lý khi cần.

Quy trình quản lý văn bản đến trên phần mềm quản lý văn bản đi đến Cloudoffice

Không những vậy, văn bản sau khi được xử lý sẽ được lưu trên hệ thống phần mềm Cloudoffice nhằm tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm tra cứu sau này.

Soạn thảo và phát hành văn bản

Trong quá trình soạn thảo một văn bản mà liên quan đến nhiều phòng ban thì việc xin ý kiến của các phòng ban có lẽ là công việc mất nhiều thời gian nhất do phải xin ý kiến và đợi sự xem xét, góp ý của nhiều người. Việc này đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải chạy đi chạy lại nhiều lần mới có được một văn bản hoàn chỉnh. Điều này gây tốn rất nhiều thời gian, công sức và tiến bạc.

Với phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice, việc soạn thảo văn bản sẽ trở nên dễ dàng hơn. Người phụ trách chỉ cần soạn thảo một văn bản và gửi đến tất cả các bộ phận/người liên quan thông qua hệ thống Cloudoffice để xin ý kiến. Nhân viên phụ trách có thể theo dõi toàn bộ quá trình và trạng thái xử lý văn bản và nhắc nhở việc thực hiện xử lý bất cứ lúc nào. Người nhận xử lý có thể chủ động xử lý bất cứ lúc nào. Nhân viên soạn thảo sẽ được thông báo và cập nhật liên tục về trạng thái và kết quả xử lý để tổng hợp và sửa đổi phù hợp.

Với phần mềm, việc xin ý kiến, soạn thảo và phát hành văn bản trở nên đơn giản, nhanh chóng, chính xác hơn và không bị ảnh hưởng bởi khoảng cách địa lý. Điều này giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt hơn, ban lãnh đạo cũng có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng và thay đổi phù hợp.

Tra cứu và tìm kiếm văn bản

Phần mềm quản lý công văn giấy tờ, tài liệu Cloudoffice hỗ trợ rất nhiều công tác tra cứu tìm kiếm văn bản. Với phần mềm, không phải chỉ văn thư mà tất cả các nhân viên đều có thể dễ dàng tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí khác nhau hoặc đơn giản hơn, chỉ cần nhớ một từ khóa liên quan đến văn bản. Bên cạnh đó, đối với các văn bản mềm, người dùng có thể xem và tải về máy tính của mình. Ngoài ra phần mềm còn cung cấp những tính năng ưu việt mà khi chưa có phần mềm không thể làm được như phân quyền xem văn bản, tìm kiếm nhanh văn bản, quản lý và theo dõi lưu vết văn bản trực tuyến.

Tìm kiếm tra cứu văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu

Chức năng tra cứu văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu trên Cloudoffice

Liên kết phần mềm quản lý văn bản đi đến với các phân hệ

Phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice, một trong các phân hệ của phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tìm kiếm và quản lý các giấy tờ một cách nhanh chóng, tiết kiệm tối đa chi phí in ấn và di chuyển.

Với các tính năng có thể mở rộng của Cloudoffice, hệ thống cho phép đáp ứng nhu cầu đa dạng của các công ty khác nhau.

Để trải nghiệm đầy đủ những tính năng nổi bật của phân mềm quản lý văn bản đi đến trên hệ thống phần mềm quản lý Cloudoffice, khách hàng vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel: 04.37545222

Fax: 04.37545223

Website: http://cloudoffice.com.vn/