Theo quy định, cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành như thế nào? Nhiều doanh nghiệp còn khá lúng túng khi gặp phải trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót cần hủy. Tùy theo từng trường hợp mà các hình thức xử lý sẽ được áp dụng khác nhau. Kế toán có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây để nắm được cách xử lý chi tiết.

Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo quy định.

1. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo từng trường hợp cụ thể

Căn cứ vào Điều 17 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 11 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, các trường hợp sai sót cần hủy hóa đơn điện tử như sau:

1.1. Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Trường hợp người bán phát hiện các sai sót trên hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế, chưa gửi cho người mua thì cần xử lý:

• Bước 1: Thông báo cho Cơ quan Thuế về việc người bán sẽ hủy hóa đơn điện tử sai sót, sử dụng mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới sau đó gửi Cơ quan Thuế cấp lại mã để thay thế cho hóa đơn điện tử bị sai sót.

Một số trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử đã phát hành.

1.2. Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử bị sai sót và đã gửi cho người mua

Trường hợp hóa đơn điện tử bị sai sót, người mua phát hiện sai sót thì tùy theo nội dung sai sót để có cách xử lý khác nhau:

Nếu hóa đơn điện tử sai sót về tên, địa chỉ, không sai mã số Thuế và các nội dung khác

• Bước 1: Người bán và người mua thỏa thuận bằng văn bản, ghi rõ các nội dung sai sót của hóa đơn điện tử.
• Bước 2: Người bán sử dụng mẫu 04 Phụ lục ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để thông báo với Cơ quan Thuế.
• Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử mới theo nội dung chính xác để thay thế cho hóa đơn điện tử bị sai sót.
• Bước 4: Người bán gửi hóa đơn điện tử lập lại cho Cơ quan Thuế để được cấp lại mã mới.

1.3. Trường hợp 3: Cơ quan Thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị sai sót

• Cơ quan Thuế sử dụng mẫu số 05 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để thông báo cho người bán về việc sai sót và yêu cầu kiểm tra lại.
• Trong 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của Cơ quan Thuế, người bán thông báo lại cho Cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót bằng mẫu số 04 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Nếu trong thời gian trên mà người bán chưa thông báo cho Cơ quan Thuế thì Cơ quan Thuế tiếp tục sử dụng mẫu 05 để thông báo cho người bán để điều chỉnh hóa đơn.

2. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp bởi THAISONSOFT- Một trong những đơn vị đầu tiên được Tổng Cục Thuế thẩm định từ năm 2011. Với đầy đủ các nghiệp vụ hóa đơn tuân theo quy định tại tất cả các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử, E-invoice hỗ trợ cho công việc của Kế toán thuận tiện, nhanh chóng hơn.

THAISONSOFT là một trong những đơn vị đầu tiên được Tổng Cục Thuế thẩm định từ năm 2011.

Không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ cơ bản, E-invoice còn sở hữu nhiều tính năng ưu việt. Ngoài việc tạo lập hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, Kế toán có thể xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến hóa đơn dễ dàng, thuận tiện trên E-invoice. Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót cần phải hủy thì cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập vào hệ thống phần mềm E-invoice, lựa chọn “Sử dụng hóa đơn” và chọn tiếp “Danh sách hóa đơn điện tử”. Tại đây, bạn có thể tìm được hóa đơn cần thực hiện hủy.
• Bước 2: Chọn “Xử lý hóa đơn” sau đó “Xóa bỏ” để hủy hóa đơn điện tử đã chọn. Bạn cần phải nhập lý do xóa bỏ và chọn “Xử lý”.
• Bước 3: Cũng trong giao diện “Xử lý hóa đơn” trên E-invoice, bạn tích vào ô “Thay thế” để thực hiện lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn sai sót. Các thông tin của hóa đơn cũ sẽ tự động được điền trên hóa đơn điều chỉnh. Bạn thực hiện sửa lại thông tin sai sót và bấm “Ghi”. Hệ thống hiện “Tạo hóa đơn mới thành công” tức là quá trình đã hoàn tất.

Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Cuối cùng, bạn vào lại danh mục “Sử dụng hóa đơn” để lựa chọn “Danh sách biên bản hóa đơn” để xem, tải, in biên bản và gửi cho khách hàng “Biên bản thu hồi hóa đơn”. Các thao tác thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được sử dụng thuận tiện và nhanh chóng trên E-invoice. Quý doanh nghiệp nếu còn lo lắng về sự phức tạp khi xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử thì có thể tham khảo và dùng thử E-invoice của THAISONSOFT để việc sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản, dễ dàng hơn.

Trên đây là một số thông tin hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành. Quý doanh nghiệp có thể căn cứ vào những thông tin này để áp dụng trong trường hợp cần thiết. Nếu còn thắc mắc, quý doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp tới hotline của THAISONSOFT:

• Miền Bắc: 1900 4767.
• Miền Nam/Trung: 1900 4768.