Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào? Chữ ký số còn là khái niệm khá mới mẻ với những doanh nghiệp chuẩn bị chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Nhiều doanh nghiệp vẫn khá lúng túng khi tìm hiểu các thông tin và sử dụng chữ ký số. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm được.

Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là thông tin đi kèm dữ liệu, thường ở dạng văn bản, hình ảnh hoặc video nhằm xác định chủ dữ liệu. Chữ ký số là bước cải tiến của chữ ký tay thông thường khi thực hiện chuyển đổi từ các loại thủ tục, chứng từ giấy sang các giải pháp điện tử.

Chữ ký số sử dụng để xác nhận những dữ liệu lập ra trong các văn bản điện tử, hay nói cách khác để xác nhận quyền sở hữu của văn bản đó. Ứng dụng chủ yếu của chữ ký số trong lĩnh vực kế toán là sử dụng trong nộp thuế điện tử, hóa đơn điện tử để xác minh giao dịch về thuế hoặc xác nhận hóa đơn đó là của doanh nghiệp.

Chữ ký số sử dụng để xác nhận các thông tin, dữ liệu trên văn bản điện tử.

2. Đặc điểm cơ bản của chữ ký số

Chữ ký số không được tích hợp trực tiếp trên máy tính mà được lưu trữ trên các vật mang tin riêng biệt gọi là USB token có hình dạng như một chiếc USB thông thường. Khi sử dụng, người dùng cắm vào cổng USB của máy tính để xác nhận văn bản dữ liệu.

Mỗi chữ ký số khi cung cấp cho doanh nghiệp đều được đảm bảo chứa 2 khóa là:

• Khóa bí mật (Private Key): Chứa những thông tin bảo mật của người dùng để tạo nên chữ ký số.
• Khóa công khai (Public Key): Thể hiện một phần thông tin của người dùng dựa trên khóa bí mật, để xác định chủ thể ký điện tử.

3. Hướng dẫn cách chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Trước khi thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị:

• Chữ ký số còn thời gian hiệu lực.
• Thiết bị máy tính đảm bảo đã cài đặt phần mềm đọc thông tin token chuyên dụng.
• Máy tính đã cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử,  sử dụng để lập và xuất hóa đơn điện tử.

Sau khi đã chuẩn bị các điều kiện cần thiết, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử

Bước đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Nếu doanh nghiệp đang dùng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft thì thực hiện như dưới hình minh họa.

Đăng nhập hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 2: Truy cập danh sách hóa đơn điện tử

Trên giao diện chính của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn lựa chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn” và chọn “Quản lý số hóa đơn”.  Tại mục này, bạn sẽ thấy được danh sách các hóa đơn chưa được ký số và cần phải thực hiện ký số.

Truy cập danh sách hóa đơn điện tử.

Bước 3: Lựa chọn hóa đơn điện tử cần ký số

Bạn xem danh sách hóa đơn chưa được ký số và tích chọn vào ô hóa đơn cần ký số. Bạn có thể nhập mã hóa đơn vào mục “Số hóa đơn” để tìm kiếm hóa đơn cần ký số.

Lựa chọn hóa đơn điện tử cần ký số.

Bước 4: Ký số trên hóa đơn điện tử

Sau khi đã tìm kiếm được hóa đơn điện tử cần ký số, bạn kiểm tra lại các thông tin và dữ liệu hóa đơn sau đó kéo xuống dưới cùng và lựa chọn “Ký hóa đơn”. Hệ thống sẽ hiển thị “Danh sách chữ ký số”, bạn lựa chọn đúng chữ ký số của doanh nghiệp đang sử dụng và ấn chọn “OK”.

Thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử.

Cửa sổ “Kiểm tra PIN code” sẽ hiện ra, bạn nhập mã PIN của USB token và ấn ô “Đăng nhập”. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice sẽ thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử. Nếu ký số thành công, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ “Thông báo” để xác nhận.

>> Tham khảo: Các nộp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tuyến.

4. Một số lưu ý khi thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử

Khi thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Trường hợp chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số.
• Doanh nghiệp có thể dùng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn nhưng phải đảm bảo tính hợp lệ.
• Hóa đơn điện tử sau khi ký số đồng nghĩa với việc đã xác nhận các thông tin, dữ liệu nên nếu xảy ra sai sót thì không thể sửa đổi trực tiếp mà phải thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
• Một số trường hợp, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký người mua. Nội dung chi tiết, doanh nghiệp tham khảo tại các văn bản hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử của Tổng Cục Thuế.

Trên đây là một số thông tin hướng dẫn cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Ký số là khâu quan trọng để xác thực các thông tin trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo. Ngoài ra, doanh nghiệp nên tham khảo các lưu ý khi sử dụng chữ ký số để thực hiện các thao tác dễ dàng hơn.

Mọi thắc mắc về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, doanh nghiệp có thể liên hệ hotline của ThaisonSoft để được giải đáp:

• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Nam/Trung: 1900 4768
• Website: https://einvoice.vn/