Cách mở file XML hóa đơn điện tử như thế nào là vấn đề được nhiều Kế toán quan tâm. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử, khó tránh khỏi lúng túng trong các thao tác sử dụng và xử lý các khâu liên quan đến hóa đơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách đọc file XML của hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng.

Hướng dẫn cách mở file XML hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng.

1. Định dạng XML của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được lưu trữ đồng thời cả ở 2 file định dạng là PDF và XML, trong đó:

• File XML là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi thông tin.

• Ngược lại, file PDF còn được gọi là bản thể hiện của hóa đơn điện tử, chỉ là bản thể hiện của file XML nên không có giá trị pháp lý, chỉ sử dụng để đảm bảo việc lưu thông hàng hóa thuận lợi khi có các cơ quan chức năng kiểm tra, lưu trữ để ghi sổ,...

Định dạng XML của hóa đơn điện tử.

Như vậy, file XML của hóa đơn điện tử có giá trị quan trọng, cần được lưu trữ cẩn thận và tuyệt đối không sửa chữa để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn. Tuy nhiên, lỗi phổ biến mà Kế toán gặp phải là không mở được file XML của hóa đơn điện tử. Khi đó, Kế toán cần xử lý như thế nào?

2. Hướng dẫn cách mở file XML hóa đơn điện tử

Để có thể mở và đọc được file XML của hóa đơn điện tử, Kế toán cần sử dụng thêm phần mềm hỗ trợ, điển hình là phần mềm Itaxviewer.

2.1. Phần mềm Itaxviewer là gì?

Itaxviewer là phần mềm ứng dụng của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp sẽ thực hiện nộp các tờ khai như hóa đơn tài chính, quyết toán thuế… ở định dạng file XML. Sử dụng Itaxviewer, Kế toán có thể dễ dàng mở và đọc các file XML nhanh chóng, thuận tiện cho nhiều nghiệp vụ liên quan đến thuế và hóa đơn.

2.2. Ưu và nhược điểm của phần mềm Itaxviewer

Itaxviewer được coi là phần mềm rất thông dụng với Kế toán bởi:

• Itaxviewer được cài đặt và sử dụng hoàn toàn miễn phí.
• Itaxviewer cài đặt đơn giản, các tính năng dễ sử dụng, mọi Kế toán đều có thể dùng được.
• Kế toán tiết kiệm được thời gian khi sử dụng Itaxviewer để mở và đọc các file XML.
• Itaxviewer thường xuyên cập nhật các phiên bản mới để cải tiến và hoàn thiện hơn, khắc phục tối đa những điểm hạn chế của các phiên bản cũ.

Phần mềm Itaxviewer sử dụng để đọc các file XML.

Bên cạnh đó, Itaxviewer còn một số nhược điểm như:

• Kế toán cần thường xuyên cập nhật để được sử dụng các tính năng mới.
• Itaxviewer chỉ hỗ trợ cài đặt trên hệ điều hành Windows.

2.3. Cách mở file XML hóa đơn điện tử bằng phần mềm Itaxviewer

Để thực hiện mở file XML của hóa đơn điện tử, bạn tiến hành theo các bước sau:

• Bước 1: Tải Itaxviewer và thực hiện cài đặt trên máy tính. Bạn lựa chọn “Browse” để chọn thư mục lưu, ấn next 2 lần để chuyển đến phần tạo biểu tượng.

Lựa chọn thư mục để lưu phần mềm Itaxviewer.

• Bước 2: Tích vào ô “Create a desktop shortcut” để tạo biểu tượng của Itaxviewer sau khi cài đặt và dễ dàng sử dụng, tiếp tục ấn Next.

Chọn “Create a desktop shortcut” để tạo biểu tượng của Itaxviewer.

• Bước 3: Chọn Install để tiến hành cài đặt phần mềm.
• Bước 4: Cài đặt xong, bạn mở phần mềm lên và chọn “Tệp hồ sơ” và tiếp tục ấn “Mở tệp hồ sơ”, tìm đến file XML cần đọc dữ liệu.

Mở file tệp hồ sơ định dạng XML cần đọc.

3. E-invoice - Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật

Định dạng của hóa đơn điện tử là dạng đuôi XML nên hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trên server của nhà cung cấp hoặc trên hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín là rất quan trọng để đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ an toàn, bảo mật.

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - Đơn vị từng có 18 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp. THAISONSOFT cũng là một trong những đơn vị đầu tiên được Tổng cục Thuế thẩm định từ năm 2011.

E-invoice - Giải pháp hóa đơn điện tử tối đa bảo mật dữ liệu.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về vấn đề  bảo mật dữ liệu. E-invoice được áp dụng công nghệ Blockchain tiên tiến giúp doanh nghiệp tối đa bảo mật hóa đơn điện tử. Hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp đảm bảo được lưu trữ ít nhất 10 năm, tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán.

Trên đây là một số thông tin hướng dẫn cách mở file XML hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng. Chỉ cần sử dụng phần mềm Itaxviewer hoàn toàn miễn phí, doanh nghiệp có thể đọc được nhiều file dữ liệu XML, không chỉ riêng hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp cần hướng dẫn thêm về cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử file XML, giải pháp lưu trữ an toàn, bảo mật thì vui lòng liên hệ theo hotline 24/7: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.