Nhắc đến các phương pháp, công cụ hỗ trợ lập kế hoạch trong công việc hiệu quả, 5W1H2C5M được ví như “đường xương sống” cơ bản để định hình và vạch ra mục tiêu kế hoạch, phương hướng xây dựng kế hoạch và những đầu mục quan trọng để thực hiện bản kế hoạch. Vậy phương pháp này có gì đặc biệt và cách xây dựng kế hoạch theo 5W1H2C5M như thế nào?

Phương pháp 5W1H2C5M hỗ trợ lập kế hoạch thành công

1. Phương pháp 5W1H2C5M là gì?

5W1H2C5M là một trong những công cụ, phương pháp hỗ trợ lập kế hoạch phổ biến hiện nay bởi tính khoa học, rõ ràng, hiệu quả và dễ áp dụng. Mô hình này được áp dụng nhiều trong lĩnh vực quản lý dự án nhằm định hướng và giúp hoàn thành mục tiêu đề ra.

Mô hình này bao gồm 15 câu hỏi và được sắp xếp, hệ thống thành 5W (What, Why, Where, Who), 1H (How), 1C (How much, Communication), 5M (Control, Coordination, Cooperation, Competence, Change).

Phương pháp 5W1H2C5M gồm hệ thống câu hỏi.

Đây là những câu hỏi giúp cá nhân, đội nhóm khi thực hiện dự án có thể tập trung vào các yếu tố cốt lõi, quan trọng nhằm đảm bảo tiến độ, chất lượng. Mô hình giúp “cụ thể hóa” những việc cần làm và đưa ra quyết định chính xác trong quá trình thực hiện.

>> Tham khảo: Tổng hợp App quản lý thời gian hữu ích đang được yêu thích nhất hiện nay.

2. Hướng dẫn lập kế hoạch theo phương pháp 5W1H2C5M

Phương pháp 5W1H2C5M giúp định hình kế hoạch, xác định mục tiêu cơ bản của kế hoạch. Để áp dụng phương pháp này, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

2.1. Why - Xác định mục tiêu và yêu cầu công việc

Why là hệ thống câu hỏi tại sao giúp bạn xác định được rõ ràng, cụ thể mục tiêu, yêu cầu công việc:

• Tại sao cần thực hiện công việc/dự án này?
• Nếu không thực hiện công việc/dự án hoặc thực hiện không thành công thì sẽ như thế nào?
• Công việc/dự án này có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, đội nhóm, cá nhân?

Why là câu hỏi khó nhất nhưng cũng quan trọng nhất, là nền móng trước khi bắt đầu bất cứ công việc gì. Không có mục tiêu, định hướng, cả team rất có thể sẽ đi lạc hướng, mục tiêu do Why đặt ra cũng được coi như KPI của dự án.

>> Tham khảo: Bố cục một bài thuyết trình nên gồm những gì?

2.2. What - Cần phải làm những công việc gì?

Sau khi đã xác định được mục tiêu, yêu cầu của công việc, bạn cần liệt kê danh sách những công việc cần làm. Sau khi liệt kê, bạn cần chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó, các công việc phải liên quan đến nhau và phục vụ cho mục tiêu, bước sau là sự phát triển và tiếp nối của bước trước.

2.3. 3W - Where, When, Who

Where - Ở đâu: Bạn sẽ cần các câu hỏi để xác định một số vấn đề:

• Công việc được thực hiện ở đâu?
• Những chủ thể tham gia công việc ở những địa điểm nào?
• Các công việc, các bước được thực hiện ở cùng một địa điểm hay nhiều địa điểm khác nhau?
• Việc kiểm tra tại bộ phận nào?

When - Khi nào: Công việc/dự án được thực hiện khi nào? Khi nào chuẩn bị, khi nào thực hiện các bước, khi nào kiểm tra, khi nào kết thúc,...?

Việc xác định thời hạn của công việc là vô cùng quan trọng để đảm bảo tiến độ. Trong đó, người lập kế hoạch sẽ phải xác định và phân chia mức độ ưu tiên, mức độ khẩn cấp.

Thông thường, các công việc sẽ được xếp theo 4 nhóm mức độ khẩn cấp như sau:

• Công việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp.
• Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp.
• Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.
• Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Lưu ý: Thứ tự ưu tiên thực hiện các nhóm công việc sắp xếp từ trên xuống dưới.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn.

Who - Ai: Xác định nhân sự

Nhân sự thực hiện dự án chính là yếu tố then chốt, trực tiếp tham gia và quyết định thành công của dự án. Để phân bổ nguồn nhân lực hiệu quả, bạn cần trả lời một số câu hỏi sau:

• Ai sẽ tham gia thực hiện công việc/dự án?
• Điểm mạnh/điểm yếu của những người tham gia là gì?
• Ai sẽ thực hiện các đầu mục công việc?
• Ai là người kiểm tra?
• Ai là người hỗ trợ?
• Ai sẽ chịu trách nhiệm sau cùng?...

Who sẽ giúp bạn xác định nhân sự thực hiện.

2.4. How - Xác định cách thức thực hiện

How là bạn phải xác định cách thức, phương pháp, công cụ hay mô hình thực hiện công việc. Để có quá trình thực hiện, bạn cần đặt ra và trả lời các câu hỏi?

• Đội nhóm, cá nhân sẽ thực hiện công việc như thế nào?
• Các công cụ hỗ trợ thực hiện công việc là gì?
• Nếu sử dụng máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
• Tiêu chuẩn thực hiện là gì?

2.5. 2C - Control & Check

C - Control: Xác định phương pháp để kiểm tra, kiểm soát công việc

Bất cứ công việc/dự án nào cũng cần có sự kiểm tra, giám sát để theo dõi tiến độ và kịp thời can thiệp, điều chỉnh theo đúng định hướng.

Muốn kiểm soát công việc (Control), bạn cần thực hiện xác định đơn vị đo lường, công cụ đo lường và công đoạn, các bước cần kiểm soát.

Để kiểm tra (Check) quá trình thực hiện, bạn cần kiểm tra các yếu tố:

• Cần phải kiểm tra những bước nào, những công việc nào?
• Tần suất kiểm tra như thế nào, bao lâu?
• Ai sẽ là người kiểm tra?
• Những mục nào sẽ là mục kiểm tra trọng yếu?

2.6. 5M - Nguồn nhân lực

5 yếu tố trong nguồn nhân lực đóng vai trò cốt lõi làm nên hiệu quả của kế hoạch:

• Man: Nguồn nhân lực: Những người tham gia thực hiện dự án là ai, trình độ, kinh nghiệm năng lực như thế nào?
• Money - Tài chính: Ngân sách thực hiện là bao nhiêu?
• Material - Nguyên liệu/Nhà cung ứng: Những yếu tố cần thiết cho việc thực hiện dự án như nguyên vật liệu hay nhà cung cấp, tiêu chuẩn nhà cung cấp,...
• Machine - Máy móc công cụ hỗ trợ thực hiện.
• Method: Phương pháp thực hiện.

>> Tham khảo: Vai trò của lập kế hoạch và tổ chức công việc.

5W giúp xác định nguồn nhân lực thực hiện công việc.

3. Lưu ý khi áp dụng phương pháp 5W1H2C5M trong lập kế hoạch

Sau đây là những bí quyết, lưu ý khi áp dụng phương pháp 5W1H2C5M  trong lập kế hoạch:

• Cần lên kế hoạch càng chi tiết càng tốt, có lộ trình, chu kỳ như theo ngày, tuần, tháng, quý, năm. Nếu bạn hoặc đội nhóm của bạn đạt được mục tiêu với thời gian ngắn nhất nghĩa là bạn đã tối ưu được thời gian, chi phí và công sức.
• Nên lập kế hoạch và đưa ra những công việc trong khả năng thực hiện.
• Cần có khoảng thời gian để cá nhân, đội nhóm có thời gian nghỉ ngơi, giải trí lấy lại năng lượng trước khi thực hiện công việc kế tiếp.
• Luôn có sự phân tích, đánh giá sau mỗi giai đoạn và sau khi hoàn thành dự án để có sự rút kinh nghiệm, điều chỉnh kịp thời.
• Luôn ghi chú, chi chép và lưu trữ đầy đủ những đầu mục công việc hoàn thành/chưa hoàn thành của từng giai đoạn trong bản kế hoạch.

Trên đây là một số thông tin về phương pháp 5W1H2C5M - Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch phổ biến hiện nay. Không chỉ áp dụng để lập kế hoạch, đây còn là phương pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong chiến lược kinh doanh, bạn có thể tham khảo để hoàn thành tốt nhất mục tiêu của bạn thân hoặc của tập thể.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/