HOTLINE: 1900 1286
Quản lý dự án hiệu quả là chìa khóa giúp các doanh nghiệp, chủ đầu tư hoàn thành dự án một cách một cách trôi chảy, tạo nhiều cơ hội và tiềm năng phát triển trong tương lai. Vậy quản lý dự án là gì và có những hình thức nào đang phổ biến hiện nay?
Khái niệm quản lý dự án.
Quản lý dự án (Project Management) là việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát toàn bộ quá trình phát triển dự án nhằm mục đích đảm bảo cho dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt, đảm bảo chất lượng và đạt mục tiêu đề ra.
Ban quản lý dự án (Project Management Office) là nhóm được thành lập và hoạt động nhằm mục đích quản lý dự án trong một tổ chức cụ thể. Ban quản lý dự án được cấu trúc theo nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, đặc trưng, tính phức tạp và các yêu cầu cụ thể của tổ chức.
Quản lý dự án sẽ bao gồm nhiều hoạt động như xác định mục tiêu dự án, lập kế hoạch, phân công tài nguyên, theo dõi tiến độ, quản lý rủi ro, giám sát chất lượng và làm việc với các bộ phận liên quan.
>> Tham khảo: Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần.
Vai trò quan trọng của quản lý dự án.
Quản lý dự án có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp:
Đây là vai trò quan trọng nhất của quản lý dự án. Để đạt được mục tiêu, quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch, thực hiện các công việc cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.
Nhờ có kế hoạch, triển khai công việc theo kế hoạch và có sự giám sát chặt chẽ, quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu cao nhất về tiến độ, chất lượng, chi phí và tạo ra giá trị tối đa cho các bên liên quan.
Sử dụng nguồn lực hợp hợp lý và hiệu quả là một trong những điều kiện quan trọng để quyết định kết quả dự án. Nguồn lực của dự án đòi hỏi sự điều phối và phân bổ chính xác, mang tính trọng tâm nhằm tránh lãng phí nguồn lực.
Đặc biệt, dự án sử dụng nhiều nguồn nhân lực từ doanh nghiệp trong một số trường hợp cần phải huy động nguồn nhân lực từ bên ngoài. Để đảm bảo tính hiệu quả, việc điều phối và phân bổ nguồn lực cần phải đúng mức, phù hợp với từng công việc và trong từng giai đoạn cụ thể.
Người quản lý có trách nhiệm phân bổ, phân chia nguồn nhân lực hợp lý và đúng mục đích. Việc điều phối này đảm bảo cho công việc trong mỗi giai đoạn được đáp ứng đầy đủ nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, tránh gây lãng phí.
Nhà quản lý dự án đóng vai trò “then chốt” trong việc đảm bảo tiến độ của dự án. Họ là người chủ động lập kế hoạch, quản lý, điều phối các hoạt động để đảm bảo tuân thủ tiến độ đặt ra.
Bằng các công việc như lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn, phân công nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý, giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh và thường xuyên theo dõi, giám sát các công việc thì nhà quản lý có thể đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, tránh gây ra những tổn thất về công sức, tiền bạc của doanh nghiệp.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
Một trong những vai trò không thể thiếu của nhà quản lý dự án là giải quyết các vấn đề khó khăn và phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Nhà quản lý sử dụng các kỹ năng cần thiết để xác định, đánh giá và giải quyết vấn đề.
Mặt khác, nhà quản lý có khả năng xác định vấn đề sớm để xử lý tránh dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Thông qua việc giám sát chặt chẽ, giao tiếp thường xuyên với các bên liên quan, kiểm tra chất lượng định kỳ, nhà quản lý có thể nhanh chóng tìm ra giải pháp khả thi cho vấn đề, đảm bảo xử lý hiệu quả, ít tốn kém, có thể thực hiện trong thời gian và phạm vi cho phép.
Người quản lý dự án có trách nhiệm theo dõi chặt chẽ tiến độ dự án để đảm bảo dự án đi đúng hướng đã đề ra. Việc báo cáo thường xuyên là cách để nhà quản lý chia sẻ thông tin về tình trạng dự án với các bên liên quan và đồng thời nhận phản hồi từ họ.
Báo cáo thường xuyên cũng giúp nhà quản lý kịp thời phát hiện các vấn đề tiềm ẩn. Các thông tin nhận được từ các bên liên quan cũng sẽ giúp cải thiện tiến độ dự án.
>> Tham khảo: Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín.
Một số hình thức quản lý dự án phổ biến.
Có nhiều hình thức quản lý dự án được áp dụng nhưng phổ biến nhất là 4 hình thức sau:
- Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án: Là hình thức quản lý dự án một cách trực tiếp. Hình thức này yêu cầu chủ đầu tư cần có chuyên môn chuyên sâu để theo sát dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
- Hình thức chủ nhiệm thực hiện công tác quản lý dự án: Nghĩa là quản lý dự án theo hướng thuê bên thứ ba hoặc chủ nhiệm thay mặt hoàn toàn dự án.
- Hình thức quản lý “chìa khóa trao tay”: Chủ đầu tư chọn nhà thầu có đủ điều kiện theo quy định pháp luật, cung cấp ngân sách như đã ký kết sau đó ban quản lý sẽ trực tiếp hoàn thành dự án.
- Hình thức tự thực hiện dự án: Lưu ý hình thức này hoàn toàn khác biệt so với hình thức nhà đầu tư trực tiếp quản lý. Cụ thể, chủ đầu tư sử dụng nguồn lực và tự xây dựng ban quản lý chuyên trách nhằm thực thi dự án. Chủ đầu tự chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc thực hiện dự án, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý về chất lượng sản phẩm nên phải đảm bảo giám sát dự án chặt chẽ.
>> Tham khảo: Điều kiện thành lập công ty TNHH.
Trên đây là một số thông tin khái quát về quản lý dự án bao gồm khái niệm, vai trò và một số hình thức phổ biến.
Quản lý dự án là chìa khóa giúp các doanh nghiệp, chủ đầu tư hoàn thành dự án một cách một cách trôi chảy, tạo nhiều cơ hội và tiềm năng phát triển trong tương lai.
Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức quản lý dự án phù hợp nhằm đạt mục tiêu tốt nhất.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
