Công việc càng phát triển thì đi kèm theo là hồ sơ giấy tờ liên quan càng nhiều đòi hỏi doanh nghiệp phải mất thêm chi phí về tiền bạc, nhân sự để có thể quản lý tốt số lượng hồ sơ giấy tờ khổng lồ đó. Chính vì thế, số hóa văn phòng nhất là việc số hóa tài liệu được ra đời như một giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ giấy tờ, tài liệu cũng như nâng cao chất lượng công việc của doanh nghiệp, giúp phòng văn thư lưu trữ hay doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí lâu dài.

Số hóa văn phòng là gì?

Hiểu đơn giản thì giải pháp số hóa văn phòng chính là quá trình chuyển việc công tác điều hành, quản lý văn phòng, quản lý công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, công văn đi, đến theo cách truyền thống như các bản giấy tờ viết tay, bản in trên giấy hay mọi hình ảnh âm thanh, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác. Thậm chí việc điều hành quản lý công việc của nhân viên hay lãnh đạo văn phòng cũng được thay đổi theo hình thức hiện đại từ việc họp mặt bàn tròn, nhắc nhở, phân công điều phối công việc bằng miệng, ghi trên giấy tờ sang việc quản lý điều hành trên máy tính có kết nối internet.

Số hóa văn phòng giúp ích gì cho doanh nghiệp?

Số hóa văn phòng mang lại vô vàn lợi ích cho các doanh nghiệp. Công việc lưu trữ và sử dụng tài liệu của bạn sẽ trở lên An toàn - Tiết kiệm - Linh hoạt - Hiệu quả - Tính bảo mật thông tin cao.

An toàn: Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ thành tài liệu số lưu trữ trên máy tính, các thiết bị lưu trữ số như USB, ổ cứng, etc sẽ tránh được các nguy cơ làm mất thông tin, tài liệu: chữ bị mờ do thời gian lưu trữ, thiên tai hỏa hoạn gây mất mát tài liệu.

Tiết kiệm: Tài liệu được lưu trữ trên máy tính, tiết kiệm không gian lưu trữ, chỉ với 1 chiếc máy tính ta có thể lưu trữ tới hàng triệu trang văn bản, trong khi đó với tài liệu cứng để lưu trữ hàng triệu trang văn bản đó sẽ tốn rất nhiều không gian lưu trữ.

Linh hoạt trong quản lý tài liệu: Tài liệu số với việc lưu trữ trên máy tính hoặc upload lên internet thông qua một phần mềm quản trị tài liệu bạn có thể truy nhập, truy xuất bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào. Không những vậy tài liệu số hóa sẽ được lập chỉ mục và lưu trữ theo thư mục định sẵn, vì thế mà việc quản lý là rất dễ dàng

Hiệu quả: Do được lưu trữ dưới dạng tài liệu số nên việc phản hồi sẽ rất nhanh, không cần tốn thời gian để tìm kiếm văn bản trong đống tài liệu bằng giấy, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức.

Tính bảo mật thông tin cao: Thông tin được lưu trữ bảo mật an toàn. Bạn có thể phân quyền cho người sử dụng, từ đó đảm bảo thông tin được chia sẻ đúng người, đúng chỗ, đúng lúc,…

Với những phần mềm về quản lý văn phòng hiện đại ngày nay sẽ bao gồm nhiều hệ thống kết nối với nhau để tiện cho việc quản lý công việc, quản lý dữ liệu, hồ sơ, văn bản sẽ giúp doanh nghiệp cuả bạn tiết kiệm thời gian tối đa để nâng cao hiệu quả trong công việc.

Số hóa văn phòng bằng cách nào?

Trong vài năm trở lại đây, rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp đã tìm được giải pháp cho văn phòng của mình thông qua việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử của công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn.

Phần mềm văn phòng điện tử của công ty Thái Sơn là giải pháp hàng đầu cho việc số hóa tài liệu văn phòng. Phần mềm với tên gọi Cloudoffice là một hệ thống các phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện, chuyên nghiệp. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua Internet.

Ngoài các chức năng trên, phần mềm Cloudoffice còn được tích hợp các tiện ích văn phòng như thảo luận, Biểu quyết, bầu cử, thăm dò ý kiến, lên lịch công tác cá nhân và lịch đơn vị…

Tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho công ty bạn. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước loại bỏ phiền toái của giấy tờ ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.