Tài liệu quản lý thời gian quan trọng đối với từng cá nhân và cả tập thể, đặc biệt là với các doanh nghiệp. Quản lý thời gian tốt sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh. Ngược lại, quản lý thời gian kém sẽ khiến cho công việc bị trì trệ, kém hiệu quả. Dưới đây là tài liệu cung cấp các thông tin hữu ích để quản lý thời gian khoa học.

Tài liệu quản lý thời gian khoa học, chuyên nghiệp, hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Tại sao cần phải quản lý thời gian trong công việc?

Trong công việc, thời gian để thực hiện các đầu việc đều có giới hạn. Quản lý thời gian tốt nghĩa là bạn hoàn thành được nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian. Quản lý thời gian không chỉ quan trọng cho công việc, mà còn ảnh hưởng đến cuộc sống của bạn:

• Quản lý thời gian giúp bạn mất ít công sức hơn để hoàn thành công việc.
• Giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả, chất lượng hơn.
• Có nhiều thời gian để thực hiện các công việc cá nhân khác.
• Nâng cao sự tự tin trong công việc.
• Rèn luyện khả năng quyết định, có nhiều thời gian để đưa ra những quyết định đúng đắn.
• Tạo thói quen tích cực, chủ động, tránh trì hoãn, chậm trễ.

Quản lý thời gian tốt sẽ làm việc hiệu quả hơn.

2. Quản lý thời gian như thế nào hiệu quả?

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể tham khảo tài liệu quản lý thời gian theo quy trình dưới đây:

Bước 1: Đề ra mục tiêu và sắp xếp thứ tự ưu tiên

Trước tiên, bạn cần nghiêm túc xác định mục tiêu cá nhân và công việc, đặt câu hỏi: Bạn muốn đạt được điều gì và sẽ thực hiện như thế nào? Bạn hãy liệt kê các mục tiêu ra để thấy rõ mức độ quan trọng.

Để làm rõ các mục tiêu của mình, bạn cần thực hiện:

• Sắp xếp thứ tự ưu tiên: Tách riêng mục tiêu gia đình và công việc và luôn giữ trạng thái cân bằng. Mọi mục tiêu đều quan trọng nhưng hãy xác định cái nào cần thiết hơn ở thời điểm hiện tại.
• Xác định mục tiêu phải thực tế: Các mục tiêu của bạn phải có khả năng thực hiện, có tính thực tế.
• Viết các mục tiêu: trí nhớ có hạn, vì vậy, bạn cần viết hoặc note các mục tiêu ra đâu đó để xem khi cần.

>> Tham khảo: Bí quyết quản lý công việc cá nhân.

Bước 2: Phân tích cách thức sử dụng thời gian

Sau khi đã đề ra mục tiêu, bạn cần phân tích cách thức sử dụng thời gian để hoàn thành mục tiêu đó. Bạn cần dự tính thời gian cần hoàn thành cho từng công việc bằng cách đặt câu hỏi: Để hoàn thành công việc này, bạn cần thời gian bao lâu?
Cách tốt nhất là bạn hãy lên thời gian biểu trọn vẹn một ngày. Bảng thời gian biểu càng chi tiết, bạn càng kiểm soát thời gian tốt.

Lập thời gian biểu để phân chia thời gian cho công việc.

Bước 3: Lập trật tự ưu tiên

Sau khi lập thời gian biểu xong, bạn cần phân loại các việc cần thực hiện:

• Những việc có thể chủ động kiểm soát được: Bạn cần tự liệt kê những việc mà mình tự làm, tự kiểm soát được. Từ đó, bạn xác định cách kiểm soát công việc như thế nào trong khung thời gian.
• Những việc quan trọng: Bạn cần sắp xếp theo mức độ quan trọng “Có” và “Không”. Những việc nào quan trọng, những việc nào không quan trọng và không nên lãng phí thời gian?
• Xác định mức độ khẩn của công việc: Bạn cần ưu tiên thời gian cho những công việc khẩn, đây là những việc cần làm ngay, không do dự.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 4: Loại bỏ các yếu tố tiêu hao thời gian vô ích

Có rất nhiều yếu tố khiến bạn bị phân tâm và gây lãng phí thời gian. Bạn cần xác định và loại bỏ ra khỏi các kế hoạch của mình.

Với những yếu tố tác động này, bạn cần biết cách nói “Không”. Việc từ chối những vấn đề bên lề như chuyện phiếm, bất hòa cá nhân, nói chuyện kéo dài,... sẽ giúp bạn tập trung sử dụng quỹ thời gian của mình tốt hơn.

Bước 5: Lập kế hoạch

Mọi việc không có kế hoạch đều dễ bị thất bại hoặc trì trệ. Với việc quản lý thời gian, bạn cần lập các kế hoạch sử dụng quỹ thời gian cụ thể cho các thời kỳ, giai đoạn như: Kế hoạch theo ngày, tuần, quý, nửa năm hoặc cả năm.

Quản lý thời gian bằng công nghệ số, tại sao không?

Ngoài những tài liệu quản lý thời gian theo quy trình trên đây, phương pháp tối ưu nhất được nhiều cá nhân, tổ chức áp dụng hiện nay là ứng dụng công nghệ số để quản lý thời gian.

CloudOffice - Hệ thống phần mềm văn phòng điện tử được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. CloudOffice giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả, góp phần tăng năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian hoàn thành công việc. Sử dụng CloudOffice là một cách thức quản lý thời gian chuyên nghiệp, khoa học, hiện đại được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Quản lý công việc và thời gian hiệu quả với CloudOffice.

Trên đây là tài liệu quản lý thời gian, cung cấp cho doanh nghiệp và cá nhân các thông tin tham khảo nhằm quản lý, sắp xếp và sử dụng quỹ thời gian hiệu quả.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/