Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước; Nghị quyết số 01-NQ/TU ngày 15 tháng 11 năm 2011 của Ban Thường vụ Thành ủy về đẩy mạnh cải cách hành chính nhà nước thành phố giai đoạn 2011-2015; Nghị quyết 06/2012/NQ-HĐND ngày 20/7/2012 của Hội đồng nhân dân thành phố về đẩy mạnh cải cách hành chính nhà nước thành phố giai đoạn 2012-2015, định hướng đến năm 2020, Ủy ban nhân dân quận Lê Chân xây dựng Kế hoạch triển khai vận hành phần mềm Hệ thống văn phòng điện tử phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành.

Mục đích của việc triển khai văn phòng điện tử nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉ đạo điều hành, tăng cường trao đổi văn phòng điện tử, giảm trao đổi giấy tờ trong điều hành, giải quyết công việc giúp lãnh đạo theo dõi điều hành và kiểm soát tình trạng xử lý công việc của các bộ phận, cán bộ công chức trong cơ quan.

Ứng dụng Hệ thống văn phòng điện tử phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành làm công cụ hỗ trợ cho cán bộ, công chức trong việc theo dõi quản lý công việc, tăng năng suất xử lý công việc, giảm thiếu thời gian và chi phí dành cho các công việc liên quan đến văn bản giấy, khắc phục tính trạng quên việc và xử lý công việc quá hạn.

Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quá trình triển khai, sử dụng phần mềm tạo dựng thành kho văn bản, hồ sơ công việc điện tử phục vụ tra cứu, thống kê tình trạng xử lý văn bản.

Phần mềm sẽ được triển khai trong phạm vi Ủy ban nhân dân Quận Lệ Chân gồm: Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận Lệ Chân; Lãnh đạo các phòng, Ban chức năng và đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân quận; Chuyên viên các phòng, Ban chức năng và đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân quận.

Để thực hiện triển khai hệ thống phần mềm văn phòng điện tử, UBND quận đã tập trung rà soát hạ tầng kỹ thuật, đầu tư bổ sung trang thiết bị và triển khai cài đặt phần mềm tại trung tâm tích hợp dữ liệu văn phòng UBND thành phố, thiết lập tài khoản sử dụng phần mềm. Đồng thời đào tạo, tập huấn sử dụng phần mềm, bàn giao tài khoản sử dụng phần mềm cho lãnh đạo UBND quận, văn thư, lãnh đạo và chuyên viên các phòng và đơn vị trực thuộc.

Công tác chuẩn bị đã xong, tháng 1/ 2016, UBND bước triển khai vận hành thử nghiệm hệ thống phần mềm văn phòng điện tử và báo cáo kết quả trong tuần cuối cùng của tháng. Từ tháng 2/2016 – 5/2016, UBND quận sẽ triển khai vận hành chính thức hệ thống phần mềm văn phòng điện tử giai đoạn 1. Giai đoạn 2 sẽ ứng dụng toàn bộ chức năng (mở rộng) quản lý văn bản đến đi; mở rộng ứng dụng phần mềm tại “Một cửa”.

Việc áp dụng phần mềm văn phòng điện tử góp phần mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý của các đơn vị. Bên cạnh giảm chi phí quản lý hành chính, công việc của các cơ quan, đơn vị và cán bộ cũng được giải quyết nhanh hơn do tiết kiệm thời gian chờ công văn đến nhờ nhận văn bản trực tuyến. Mỗi một lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thể chủ động kiểm soát tốt công việc được giao, qua đó phân công và sắp xếp nhân sự hợp lý hơn. Điểm quan trọng là ứng dụng văn phòng điện tử tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch, nâng cao trình độ kỹ năng và nhận thức cho cán bộ, nhân viên tạo tiền đề để cán bộ, nhân viên sẵn sàng tiếp cận và ứng dụng các công nghệ hành chính hiện đại khác.

CloudOffice là hệ thống phần mềm văn phòng điện tử quản lý hồ sơ, tài liệu, văn bản. Sản phẩm được xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn. CloudOffice hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc: Phần mềm giúp lãnh đạo có thể khởi tạo công việc, phân công và theo dõi tiến độ công việc. Sự phân quyền cụ thể giúp lãnh đạo và nhân viên nắm bắt xử lý công việc thông suốt. Đặc biệt, phần mềm CloudOffice còn hỗ trợ kênh trao đổi thông tin, xin ý kiến chỉ đạo, hay phê duyệt.

CloudOffice cũng được thiết kế cho mô hình văn phòng hiện đại, có thể quản lý điều hành công việc mọi lúc mọi nơi thông qua internet trên các thiết bị thông minh như smartphone, máy tính bảng… với các nền tảng Android, iOS,Windows phone. Ngoài các chức năng chính, CloudOffice cũng hỗ trợ việc : gửi thông báo, gửi tin nhắn, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, quản lý chấm công, chưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết...