HOTLINE: 1900 4767
Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản so với các phương thức quản lý truyền thống? Trong những năm gần đây, sử dụng các công cụ ứng dụng công nghệ hiện đại trong doanh nghiệp đã dần thay thế các phương thức quản lý, làm việc truyền thống. Thay vì sử dụng chủ yếu là văn bản, hồ sơ cứng, tài liệu in mực,... thì tất cả đã được lưu trữ điện tử trên phần mềm. Vậy ưu điểm của quản lý văn bản điện tử là gì?
Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản mang lại cho doanh nghiệp.
Không chỉ giúp cải tiến công tác quản lý tài liệu, phần mềm quản lý văn bản còn có nhiều ưu điểm vượt trội, mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Chuyển đổi từ văn phòng giấy tờ sang sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cho việc: Tạo lập, vận chuyển, lưu trữ và xử lý văn bản. Cơ sở dữ liệu được lưu tập trung nên tiết kiệm thời gian di chuyển, không mất nhiều công sức để tìm kiếm và tra cứu, theo dõi hồ sơ.
Đồng thời, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được chi phí mua văn phòng phẩm, chi phí in ấn văn bản, tài liệu như đổ mực, mua giấy in, mua và bảo trì máy móc,... Chi phí thuê nhân sự để thực hiện các nghiệp vụ văn thư cũng sẽ được tiết kiệm đáng kể nhờ có sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm.
Khác với các phương thức làm việc truyền thống, quản lý văn bản qua phần mềm giúp nhân viên phân bổ hợp lý công việc. Toàn bộ các nghiệp vụ bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ văn bản, văn bản nội bộ,... đều được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống.
.png)
Phần mềm quản lý văn bản góp phần nâng cao hiệu suất làm việc.
Người dùng dễ dàng tìm kiếm được các thông tin cần thiết và xử lý các dữ liệu về văn bản trên phần mềm, qua đó tiết kiệm được thời gian xử lý công việc, tập trung cho các đầu việc khác quan trọng hơn nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
Mặt khác, với phần mềm quản lý văn bản, cả bộ phận lãnh đạo và nhân viên có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi để quản lý và theo dõi tiến độ công việc, không phụ thuộc vào thời gian hoặc địa điểm cố định. Vì vậy, đây là công cụ nâng cao năng suất làm việc rất hiệu quả.
Các hệ thống phần mềm quản lý văn bản thường được tích hợp nhiều tính năng ưu việt để hỗ trợ tối đa cho công việc của doanh nghiệp:
Một bất cập lớn của văn phòng truyền thống là lưu trữ văn bản, hồ sơ và tài liệu thủ công, tiềm ẩn nhiều rủi ro về mất tài liệu, cháy, hỏng, thất lạc. Phần mềm quản lý văn bản đã khắc phục tối đa các vấn đề này.
Tất cả giấy tờ, văn bản, hồ sơ,... của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ an toàn, tối đa bảo mật trên một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất. Chỉ những người dùng có tài khoản và được phân quyền mới được truy cập, sử dụng và quản lý văn bản. Điều này giảm thiểu tối đa các rủi ro về rò rỉ hoặc mất dữ liệu, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và quản trị công việc toàn diện. Được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, CloudOffice cung cấp đầy đủ nghiệp vụ giúp doanh nghiệp quản lý, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản trị doanh nghiệp,...
Khác với hầu hết các giải pháp quản lý văn bản hiện nay là chỉ quản lý một cấp, CloudOffice cung cấp hệ thống nhiều cấp, phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp. CloudOffice cho phép quản lý văn bản mọi lúc mọi nơi, thuận tiện cho người dùng.
CloudOffice với nhiều tính năng ưu việt.
Đồng thời, với nhiều tính năng tiện ích, CloudOffice hỗ trợ đắc lực cho các công việc văn thư và công tác quản trị văn phòng. Lãnh đạo dễ dàng điều hành công việc từ xa trên nhiều nền tảng thông minh như điện thoại, máy tính bảng.
Trên đây là 4 ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản. Thời đại số hóa bùng nổ, sử dụng các công cụ ứng dụng công nghệ hiện đại là xu hướng tất yếu để doanh nghiệp phát triển bền vững, trong đó có giải pháp phần mềm quản lý văn bản.
Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
