HOTLINE: 1900 4767
Sự ra đời của văn phòng điện tử mới tạo một “bước ngoặt” lớn đối với doanh nghiệp. Đây là giải pháp được nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng bởi có nhiều đặc điểm ưu việt, vượt trội hơn hẳn so với văn phòng truyền thống. Văn phòng điện tử mới ngày càng cho thấy vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số phát triển.
Vai trò của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp.
Văn phòng điện tử là mô hình phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng giúp doanh nghiệp xử lý, thực hiện các công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý văn bản, báo cáo,... với mục đích thay thế phương thức làm việc của văn phòng truyền thống.
Văn phòng điện tử thay thế các công việc giấy tờ thủ công.
Bản chất của văn phòng điện tử là thay thế hoàn toàn các công việc, giấy tờ thủ công bằng những thao tác, nghiệp vụ thực hiện trên nền tảng thiết bị máy tính có kết nối mạng. Hiểu một cách đơn giản, văn phòng điện tử tạo ra một văn phòng làm việc “ảo” trên hệ thống phần mềm đã được thiết lập với các thuật toán có sẵn đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp.
Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều tiêu tốn khá nhiều nhân sự, thời gian và công sức để quản lý giấy tờ và xử lý dữ liệu. Hình thức quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu thủ công không những mất thời gian mà còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập, kém hiệu quả về lâu dài.
Văn phòng điện tử chính là giải pháp giúp doanh nghiệp “hệ thống hóa” toàn bộ các văn bản, tài liệu và dữ liệu quan trọng. Với các tính năng ưu việt như phân loại, quản lý theo nhiều cấp, việc quản lý và tìm kiếm tài liệu, thông tin sẽ trở nên dễ dàng, chính xác và nhanh chóng.
>> Có thể bạn quan tâm: Quy trình quản lý văn bản trong doanh nghiệp.
Vận hành theo phương thức truyền thống khiến doanh nghiệp gặp nhiều vấn đề trong quá trình làm việc. Mọi nghiệp vụ đều được thực hiện thủ công và phần lớn là thông qua sổ sách, giấy tờ.
Văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp “số hóa” mọi khâu trong quy trình làm việc, tạo sự tương tác không giới hạn khoảng cách. Tất cả mọi công việc, hồ sơ, giấy tờ, nhiệm vụ,... sẽ được thực hiện chỉ bằng cách đăng nhập và vài thao tác đơn giản trên máy tính.
Văn phòng điện tử giúp nhân viên làm việc mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải di chuyển nhiều. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều khoản chi phí như: Chi phí di chuyển, chi phí mua giấy tờ, công cụ lưu trữ và quản lý giấy tờ, chi phí nhân sự,...
Văn phòng điện tử giúp tăng hiệu suất làm việc.
Đồng thời, với thời gian tối ưu hơn, nhân viên sẽ có thời gian tập trung cho các công việc quan trọng khác. Văn phòng điện tử là công cụ hỗ trợ cho công việc của nhân viên hiệu quả, góp phần tăng năng suất lao động.
Văn phòng điện tử tạo một môi trường kết nối không giới hạn thời gian và khoảng cách. Tại đây, mọi người dễ dàng thảo luận, trao đổi ý kiến, chia sẻ thông tin và tài liệu nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời mà không nhất thiết phải gặp mặt hay tổ chức các buổi họp.
Văn phòng điện tử giúp các thành viên tương tác với nhau nhiều hơn, góp phần thúc đẩy mạnh các hoạt động nội bộ. Đây là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp tăng cường truyền thông nội bộ.
>> Tham khảo: 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử.
Các giải pháp phần mềm văn phòng điện tử được cung cấp bởi các đơn vị phát triển phần mềm chuyên nghiệp. Tùy theo mô hình và quy mô doanh nghiệp mà chi phí có thể khác nhau.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều hạ tầng, cơ sở vật chất. Hiện nay, các giải pháp phần mềm văn phòng điện tử chủ yếu được cài đặt trên các thiết bị máy tính, tablet, mobile,...
Thay vì đầu tư chi phí cho các phòng họp, công cụ lưu trữ tài liệu, giấy tờ và nhân sự quản lý tài liệu, việc áp dụng văn phòng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm nhiều chi phí. Vì vậy, đây được coi là giải pháp mang lại “lợi ích kép” cho doanh nghiệp.
.png)
Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft.
Được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft), phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice là giải pháp giúp doanh nghiệp cải tiến toàn diện và hiệu quả các hoạt động. CloudOffice mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cả trong ngắn hạn và dài hạn với mức chi phí tiết kiệm và hợp lý.
Trên đây là một số vai trò của văn phòng điện tử mới trong doanh nghiệp. Không chỉ là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc cải tiến công việc, văn phòng điện tử còn mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích dài hạn, đặc biệt là thúc đẩy tiến trình “số hóa” nhanh chóng và toàn diện hơn.
Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
