HOTLINE: 1900 4767
Văn phòng điện tử ra đời là giải đột phá mới cho hầu hết các doanh nghiệp. Việc áp dụng văn phòng điện tử sẽ giảm thiểu được thời gian đi lại, giảm thiểu chi phí và quan trọng hơn cả, mọi thành viên của doanh nghiệp đều có thể kiểm soát công việc một cách chặt chẽ và chính xác trong phạm vi quyền hạn của mình, từ đó nâng cao được hiệu quả công việc.
Văn phòng điện tử là hệ thống phần mềm chạy trên nền web, được tích hợp nhiều phân hệ tối ưu có thể tùy chỉnh linh hoạt cho phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của từng doanh nghiệp nên nó đặc biệt hiệu quả đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, hoặc mô hình tổng công ty và các công ty con. Văn phòng điện tử được xem là phương thức giao tiếp công việc nhanh và hiệu quả nhất giữa các bộ phận trong một doanh nghiệp. Luồng giao tiếp này bắt nguồn từ phân công công việc đến tiếp nhận thực thi và báo cáo kết quả công việc, cuối cùng là ban hành lưu trữ hồ sơ, tất cả được xây dựng dựa trên một hệ thống xuyên suốt từ cấp quản lý cao nhất đến các bộ phận phòng ban và các nhân viên trực thuộc.
Văn phòng điện tử - hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện
Ứng dụng văn phòng điện tử, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm được tương đối hoàn chỉnh bức tranh hoạt động của doanh nghiệp mình dù đang ở bất cứ nơi đâu. Các nhân viên trong doanh nghiệp lại có thể dễ dàng quản lý, tra cứu tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, nắm bắt nhanh chóng các công việc của lãnh đạo giao cho đồng thời báo cáo công việc kịp thời…
Văn phòng điện tử có thể khắc phục được mọi hạn chế của một văn phòng thủ công truyền thống. Do đó, hầu hết các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp đã ứng dụng văn phòng điện tử thay cho hình thức văn phòng kiểu cũ.
Từ thực tế cho thấy, để áp dụng văn phòng điện tử các doanh nghiệp đã đầu tư trang bị đồng bộ hệ thống hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT), tăng cường mở các lớp tập huấn sử dụng phần mềm và đào tạo tin học nâng cao trình độ của các nhân viên… Kết quả đạt được đầu tiên là nền hành chính được công khai, minh bạch và phục vụ hiệu quả hơn cho sự phát triển của toàn doanh nghiệp, tạo lòng tin trong lòng đối tác về năng lực quản lý, điều hành và hoạt động của hệ thống doanh nghiệp ở mọi mặt.
Theo kết quả khảo sát mới đây, việc triển khai phần mềm văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp tăng 70% hiệu suất công việc và tiết giảm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, giảm 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đồng thời tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung. Qua đó có thể thấy rằng, văn phòng điện tử đã hỗ trợ các đơn vị, doanh nghiệp trong việc trao đổi và chia sẻ thông tin, chuẩn hóa quy trình phối hợp xử lý công việc từ đó góp phần nâng cao năng suất.
Áp dụng văn phòng điện tử hướng đến một văn phòng hiện đại, không giấy tờ
Khi áp dụng văn phòng điện tử, công tác quản lý cũng không đơn thuần là quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu nữa mà còn phục vụ việc điều hành của lãnh đạo. Đặc biệt là quản lý công việc của từng phòng ban, nhân viên tốt hơn nhờ hệ thống ghi nhận nhật ký làm việc của từng thành viên. Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý có thể làm việc và “ký” các hồ sơ từ xa mà không cần phải có mặt tại văn phòng làm việc.
Nắm bắt được nhu cầu này, Công ty phần mềm Thái Sơn đã nỗ lực xây dựng và triển khai thành công phần mềm Văn phòng điện tử CloudOffice nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp trong khâu quản lý nội bộ.
CloudOffice là hệ thống phần mềm quản lý văn thư, tài liệu và điều hành công việc, sản phẩm được xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn.
Phần mềm văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích văn phòng
Phần mềm CloudOffice được xây dựng với phương án tương tác giữa quản lý văn bản và quản lý công việc theo mô hình nhiều cấp đồng thời cung cấp tối đa các tiện ích để tiến tới một văn phòng điện tử toàn diện. Bên cạnh đó, chức năng quản lý văn phòng của phần mềm CloudOffice còn giúp các đơn vị doanh nghiệp số hóa các quy trình hành chính văn phòng: người dùng có thể thực hiện các khâu đăng ký, phê duyệt và điều phối cho các hoạt động thường ngày dễ dàng hơn với chỉ vài thao tác click chuột. Đây là cách thức phần mềm văn phòng điện tử nâng cao tác phong làm việc của người dùng, tạo sự thay đổi tích cực việc xử lý thông tin từ cấp lãnh đạo đến cán bộ nhân viên, và tiết kiệm thời gian vận hành.
CloudOffice được thiết kế cho mô hình văn phòng hiện đại, có thể quản lý và điều hành công việc mọi lúc mọi nơi bằng giải pháp kết nối thông qua các thiết bị thông minh (smartphone, máy tính bảng…) Tính năng này đã giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý, điều hành, tra cứu và khai thác toàn bộ thông tin của công ty mọi lúc, mọi nơi trên tất cả các thiết bị ngoại vi. Chỉ cần kết nối Internet, cấp lãnh đạo của công ty, doanh nghiệp dù ở bất kỳ đâu, có hay không có mặt ở đơn vị vẫn có thể trao đổi thông tin, theo dõi tiến trình thực hiện công việc đã giao và điều hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp mà không bị giới hạn bởi thời gian, không gian địa lý. Đối với nhân viên, hệ thống trao đổi tương tác trong chức năng truyền thông nội bộ giúp nhân viên tiếp cận đầy đủ, chính xác thông tin chỉ đạo từ lãnh đạo.
Văn phòng điện tử với khả năng điều hành công việc từ xa qua Internet
Phần mềm không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết…
Đối với một doanh nghiệp, chi phí và lợi nhuận là hai yếu tố cực kỳ quan trọng, quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty, vì vậy ứng dụng văn phòng điện tử bằng phần mềm CloudOffice là lựa chọn sáng suốt và chính xác trong tình hình kinh tế hiện nay.
