Quản lý văn bản là việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Và để làm tốt được việc quản lý văn bản, các văn bản này cần được phân loại và tổ chức sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trưc, tìm kiếm, đồng thời trách được những rủi ro mất mát thiếu sót văn bản của đơn vị.
Quản lý văn thư là công việc quan trọng trong mọi tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Theo như cách quản lý truyền thống thì áp lực của những người làm công tác quản lý văn thư là rất lớn bởi các thủ thư sẽ phải kiểm soát được toàn bộ hệ thống văn bản, giấy tờ khổng lồ và rất dễ xảy ra những rủi ro, mất mát.